Regulaminorganizacji przyjęcia urodzinowego

REGULAMIN ORGANIZACJI PRZYJĘCIA URODZINOWEGO
W  MAŁOPOLSKIM CENTRUM NAUKI COGITEON

 §1 POSTANOWIENIA WSTĘPNE

1. Regulamin MCN Cogiteon stanowi integralną część niniejszego Regulaminu organizacji przyjęć urodzinowych i obowiązują łącznie, w szczególności w zakresie zasad korzystania z części ogólnodostępnych MCN Cogiteon oraz przestrzeni zajęciowych (laboratoriów i pracowni).

2. Przed dokonaniem zamówienia organizacji przyjęcia okolicznościowego, Zamawiający jest zobligowany do zapoznania się z niniejszym regulaminem i akceptacji jego warunków.

3. MCN Cogiteon nie jest zobowiązany do informowania Uczestników, ich Rodziców lub Opiekunów, co do szczegółów programu przyjęcia. Przekazanie tych informacji spoczywa na Zamawiającym, który jest również zobowiązany do zapoznania wszystkich Uczestników oraz towarzyszących im Rodziców bądź Opiekunów z treściami ww. regulaminów.

4. Definicje:

ZAMAWIAJĄCY – osoba dokonująca zakupu usługi organizacji przyjęcia okolicznościowego.

OPIEKUN – Zamawiający lub Rodzic lub Opiekun prawny, który zobowiązany jest do pełnienia roli opiekuńczej oraz ustawicznego nadzoru nad małoletnimi uczestnikami przyjęcia okolicznościowego (tj. wszystkimi uczestnikami w wieku do ukończenia 18. roku życia).

UCZESTNICY – grupa gości, korzystająca z oferty przyjęcia okolicznościowego MCN Cogiteon.

PRACOWNICY – pracownicy MCN Cogiteon odpowiedzialni za organizację wydarzenia.

 

§2 WARUNKI ORGANIZACYJNE

1. MCN Cogiteon umożliwia usługę organizacji przyjęcia urodzinowego zwanego dalej Przyjęciem.

2. Usługa organizacji Przyjęcia polega w szczególności na udostępnianiu przez MCN Cogiteon wybranych przestrzeni wraz z ich infrastrukturą do wyłącznego korzystania: organizacji warsztatów, przygotowania poczęstunku oraz innych opcji dodatkowych określonych w ofercie Przyjęcia.

3. W trakcie Przyjęcia wszystkie ogólnodostępne przestrzenie MCN Cogiteon (np. sala wystaw, sala wystaw czasowych, foyer) pozostają dostępne dla innych klientów.

4. Wejście do przestrzeni, w której organizowane jest Przyjęcie jest możliwe tylko za zgodą i w obecności Pracownika MCN Cogiteon. Niedozwolone jest przebywanie w przestrzeni poza wyznaczonym czasem i bez obecności upoważnionego Pracownika.

5. Organizacja Przyjęcia jest możliwa w terminach i godzinach zgodnie z kalendarzem obecnym w elektronicznym formularzu sprzedaży (dalej również jako: formularz) wypełnianym przez Zamawiającego.

6. Czas trwania Przyjęcia wynosi 2 godziny i jest liczony od zgodnie z harmonogramem. Niezależnie od godziny faktycznego przybycia Uczestników i rzeczywistego rozpoczęcia, godzina zakończenia nie ulega zmianie. Ze względów organizacyjnych, nie ma możliwości przedłużenia czasu trwania Przyjęcia.

7. Zaleca się, aby Uczestnicy Przyjęcia przybyli na miejsce ok. 15 minut przed jego rozpoczęciem. Punktualne przybycie Uczestników, umożliwi sprawną organizację wydarzenia.

 

§3 ZAKUP I OPŁATY

1. Szczegółowe informacje dotyczące oferty Przyjęcia są dostępne w Dziale Sprzedaży, w punkcie informacyjnym (w kasach biletowych MCN Cogiteon), on-line na stronie [Małopolskie Centrum Nauki Cogiteon] oraz pod numerem telefonu [(+48) 12-314 93 63].

2. Zakup Przyjęcia odbywa się przez uzupełnienie elektronicznego formularza rezerwacyjnego na stronie on-line [Wybór wydarzenia (cogiteon.pl)].

3. Ostatecznym potwierdzeniem dokonania zakupu Przyjęcia jest dokonanie opłaty przez zamawiającego zgodnie z wybranymi składnikami oferty.

4. Opłaty za zamówienie należy dokonać w całości w ciągu 24 godzin od złożenia zamówienia. Brak opłaty w wyznaczonym terminie jest jednoznaczny z anulowaniem zamówienia.

5. Opłaty za bilety na Przyjęcie, uprzednio zamówione drogą elektroniczną, można dokonywać on-line, po otrzymaniu na podany w procesie zamówienia adres e-mail, specjalnie wygenerowanego odnośnika do płatności. Odnośnik ten skieruje Zamawiającego do serwisu TPay, należącego do spółki: Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu.

6. Przy zakupie on-line biletów na Przyjęcie, płatności realizowane są przy pomocy przelewu elektronicznego lub karty płatniczej.

a) Opłata dokonana przez Zamawiającego jest bezzwrotna

b) W przypadku rezygnacji z Przyjęcia przez Zamawiającego, wpłacona opłata nie podlega zwrotowi – przepada na rzecz poniesionych już kosztów przez MCN Cogiteon.

c) W przypadku odwołania Przyjęcia przez MCN Cogiteon z przyczyn niezależnych, zdarzeń losowych lub względów bezpieczeństwa, wpłacona kwota zostanie w całości zwrócona Zamawiającemu w przeciągu 14 dni kalendarzowych na wskazany nr rachunku bankowego.

7. W przypadkach losowych dopuszczalna jest zmiana terminu Przyjęcia na inny w ciągu bieżącego roku kalendarzowego, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

8. Zmianę taką, w porozumieniu z Działem Sprzedaży MCN Cogiteon urodziny@cogiteon.pl i pod warunkiem dostępności oferty, można dokonać najpóźniej na 30 dni kalendarzowych przed terminem Przyjęcia ustalonym pierwotnie w Umowie.

9. Całkowity koszt organizacji Przyjęcia uzależniony jest od wybranych składników z oferty oraz ilości Uczestników biorących udział w Przyjęciu, i widnieje w podsumowaniu formularza.
10. Zamawiający otrzyma na podany podczas składania zamówienia adres e-mail potwierdzenie jego przyjęcia do realizacji oraz przypomnienie nie później niż 5 dni przed wydarzeniem.
11. Skorzystanie z usługi Newslettera MCN Cogiteon umożliwia połączenie adresu mailowego z historią transakcji poprzez stronę bilety.cogiteon.pl. Połączone ze sobą bazy mogą profilować zainteresowania użytkownika w celu lepszego przekazywania informacji i ograniczenia ich ilości do niezbędnego minimum.

 

§4 UCZESTNICY URODZIN

1. Usługa organizacji Przyjęcia jest świadczona dla Uczestników w wieku od 3 lat, zgodne z wybraną ofertą.

2. Grupa Uczestników Przyjęcia może liczyć minimalnie 10 osób, a maksymalna 16 osób.
   W przypadku organizacji Przyjęcia dla mniejszej niż 10 osób grupy, Zamawiający ponosi koszt organizacji ustalony jak dla 10 osób.

3. Pracownicy MCN Cogiteon nie świadczą indywidualnej opieki, stąd nie ma możliwości pozostawienia Uczestników małoletnich do ukończenia 18. roku życia pod ich opieką. Uczestnicy małoletni muszą pozostawać przez cały czas trwania Przyjęcia z Opiekunem.

4. Opiekun jest zobowiązany do sprawowania osobistej opieki i ustawicznego nadzoru nad małoletnimi, stąd stale musi przebywać w przestrzeniach, w których znajdują się Uczestnicy.

a) W przypadku grupy o liczebności do 16 osób wymagane jest uczestnictwo minimum jednego Opiekuna.

b) Obowiązkiem Opiekuna jest dopilnowanie Uczestników tak, aby z ich winy nie powstały szkody (tj. uszkodzenie i zniszczenie elementów wyposażenia) lub sytuacje zagrażające bezpieczeństwu innych Użytkowników. 

5. Zamawiający nie ponosi dodatkowych kosztów za obecność podczas Przyjęcia wymaganych w niniejszym regulaminie Opiekunów.

6. W przypadku organizacji przyjęć dla uczestników w wieku 3-6 lat dopuszcza się możliwość uczestnictwa większej liczby Opiekunów - Zamawiający jest zobowiązany do zgłoszenia tego faktu i Ustalenia warunków z Działem Sprzedaży.

a) Uprasza się o rozsądne planowanie dodatkowej liczby Opiekunów – tak, aby nie generować zbędnego tłumu, co przyczyni się do utrzymania odpowiedniego komfortu Uczestników przyjęcia.

b) Liczba Opiekunów nie może przekraczać liczby Uczestników przyjęcia.

7. Zamawiający nie ponosi dodatkowych kosztów za obecność podczas Przyjęcia dzieci do ukończenia 2. roku życia, pod warunkiem, że mają zapewnioną odpowiednią opiekę i nie są one brane pod uwagę jako Uczestnik atrakcji. Fakt obecności dziecka poniżej 2. roku życia należy zgłosić w trakcie dokonywania zamówienia.

8. Liczbę Uczestników Przyjęcia okolicznościowego, zamawiający powinien zgłosić podczas wypełniania formularza on-line.

a) W przypadku większej liczby gości niż uwzględniona w ww. formularzu, jednak nie przekraczająca limitu uczestników, Zamawiający ma obowiązek dokupić bilet dla każdej dodatkowej osoby w Kasach MCN Cogiteon, najpóźniej 30 minut przed rozpoczęciem przyjęcia. Zakup można opłacić za pomocą gotówki lub karty płatniczej.

b) W przypadku mniejszej liczby gości niż uwzględniona w formularzu, Zamawiający ma prawo odebrać kod rabatowy ważny do końca roku kalendarzowego, w którym organizowane jest przyjęcie, upoważniający do 70% zniżki na bilety uprawniające do wejścia na wystawę stałą za każdego nieobecnego uczestnika, jednak faktyczna ilość uczestników powinna zostać zweryfikowana przez pracownika MCN Cogiteon. Odbiór kodów rabatowych zamawiający ma obowiązek poświadczyć własnoręcznym podpisem.

c) W momencie zakupu dodatkowych biletów na Przyjęcie, nie ma możliwości dobrania dodatkowych pakietów gastronomicznych, dostępnych tylko podczas składania zamówienia on-line.

 

§5 POCZĘSTUNEK

1. MCN Cogiteon nie dopuszcza możliwości organizacji poczęstunku we własnym zakresie przez Zamawiającego.

2. Za organizację poczęstunku, w tym również za: przygotowanie stołów i krzeseł, obrusów, zastawy – zgodnie z wybraną ofertą urodzinową, odpowiedzialni są Pracownicy oraz Kawiarnia / Restauracja MCN Cogiteon.

a) Używanie noża lub innych akcesoriów do krojenia (np. tortu urodzinowego), jest możliwe tylko przez Pracowników MCN Cogiteon.

b) Odpalanie świeczek (np. na torcie urodzinowym), jest możliwe tylko przez Pracowników MCN Cogiteon.

3. Zabrania się przynoszenia przez Uczestników i ich Opiekunów własnych produktów spożywczych i napojów (za wyjątkiem produktów spożywczych specjalnego przeznaczenia, po wcześniejszym poinformowaniu ustaleniem z Działem Sprzedaży.

4. Poczęstunek, serwowany zgodnie z wybrani składnikami oferty przyjęcia, stanowi poczęstunek tylko dla Uczestników Urodzin.
   Poczęstunek dla Rodziców i Opiekunów może zostać zamówiony jako usługa w Kawiarni lub Restauracji MCN Cogiteon (np. kawa, herbata, przekąski) za dodatkową opłatą zgodną z cennikiem.

5. Zamawiający jest bezwzględnie zobowiązany z wyprzedzeniem poinformować mailowo urodziny@cogiteon.pl wszelkich alergiach gości przyjęcia okolicznościowego. MCN Cogiteon nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody powstałe w wyniku braku tej informacji od Zamawiającego.

6. Ze względów higieniczno-sanitarnych, spożywanie posiłków i płynów może odbywać się tylko i wyłącznie w miejscach do tego przeznaczonych, wskazanych Uczestnikom przez Pracowników MCN Cogiteon.
7. Zabrania się wynoszenia produktów spożywczych oraz napojów do innych przestrzeni.

8. Przed rozpoczęciem korzystania z poczęstunku, wszyscy Uczestnicy są poproszeni o umycie rąk w miejscu wyznaczonym przez Pracowników MCN Cogiteon.

 

§6 PROGRAM URODZIN

1. Na okoliczność organizacji Przyjęcia możliwe są do wyboru zajęcia tematyczne z oferty przyjęć okolicznościowych MCN Cogiteon. Zamawiający zobowiązany jest wybrać scenariusz zajęć dopasowany do wieku i możliwości Uczestników (tj. odpowiedni dla grupy wiekowej) w formularzu podczas dokonywania zakupu.

2. Zamawiający jest zobowiązany do poinformowania Pracowników o schorzeniach, niepełnosprawnościach oraz dolegliwościach zdrowotnych Uczestników takich jak: padaczka, astma, zaburzenia słuchu, uczulenia i innych przeciwskazaniach mających wpływ na przebieg programu Przyjęcia.

3. MCN Cogiteon zastrzega sobie możliwość modyfikacji programu Przyjęcia w sytuacji, gdy nie może być on zrealizowany z przyczyn niezależnych lub z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego (np. spóźnienia się Uczestników).

4. MCN Cogiteon nie dopuszcza możliwości wprowadzania animatora i przeprowadzania dodatkowych atrakcji we własnym zakresie Zamawiającego (np. malowanie twarzy, skręcanie balonów, zabaw z piniatą).

5. Nie dopuszcza się przynoszenia przez Uczestników i ich Opiekunów wszelkiego rodzaju confetti, świec wybuchowych, balonów napełnianych helem lub powietrzem itp.

 

§7 ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. MCN Cogiteon dokłada wszelkich starań dotyczących realizacji oferty przyjęć okolicznościowych, stąd zapewnia niezbędną obsługę odpowiednio wykwalifikowanych Pracowników (w tym: osoby odpowiedzialne za organizację przestrzeni, przygotowanie poczęstunku oraz animatorów / edukatorów odpowiedzialnych za prowadzenie zajęć lub pokazów edukacyjnych).

2. Pracownicy MCN Cogiteon są zobowiązani do przeprowadzania bieżącego nadzoru technicznego i sanitarnego przestrzeni oraz sprawują kontrolę nad prawidłowym i zgodnym z zasadami bezpieczeństwa korzystaniem z niej.

3. Przed rozpoczęciem Przyjęcia, Pracownicy są zobowiązani do omówienia zasad bezpieczeństwa, BHP i ppoż oraz bezpiecznego korzystania z wszystkich oferowanych atrakcji.

4. Uczestnicy i Opiekunowie są zobowiązani do przestrzegania zasad niniejszego regulaminu oraz poleceń Pracowników MCN Cogiteon.

5. W przypadku uporczywego i rażącego nieprzestrzegania przez Uczestników oraz Opiekunów postanowień regulaminu oraz niestosowania się do poleceń, Personelu MCN Cogiteon ma prawo do przerwania Przyjęcia oraz wyproszenia Użytkowników, bez prawa do zwrotu całości lub obniżenia kosztu za niewykorzystaną część usługi i jakiegokolwiek odszkodowania z tego tytułu.